So gelingt das digitale Agrarbüro Zu viel Papierkram?

Madeleine von Borcke, Beraterin für die Digitalisierung von Land- und Forstbetrieben, erläutert anhand praktischer Erfahrungen, worauf es bei der Digitalisierung des Agrarbüros ankommt und weshalb gut organisierte Prozesse entscheidend sind.

Eine Rechnung kommt per E-Mail, ein Bescheid liegt noch im Briefkasten und der Vertrag befindet sich irgendwo im Ordner des Vorjahres. 

Während auf dem Acker, im Stall oder bei der Biogasanlage die Arbeit läuft, sammelt sich im Büro ein immer größerer Berg an Aufgaben.

Viele Landwirtinnen und Landwirte kennen diese Situation. Oft fehlt nicht der Wille zur Digitalisierung, sondern die Zeit, die eigenen Abläufe systematisch zu hinterfragen.

Dabei beginnt Digitalisierung mit einer einfachen Frage:

Wie arbeiten wir heute eigentlich?

Wenn Betriebe über Digitalisierung nachdenken, steht häufig zuerst die Frage nach der passenden Software im Raum. Dabei wird oft übersehen, dass digitale Werkzeuge nur so gut funktionieren wie die Arbeitsabläufe, die sie unterstützen.

Eine neue Software löst bestehende Probleme nicht automatisch. Ein schlechter Arbeitsablauf wird durch Digitalisierung nicht besser. Im Zweifel läuft er nur schneller digital ab. 

Deshalb sollte vor der Entscheidung für eine Software zunächst geklärt werden: 

• Welche Abläufe habe ich im Alltag, welche davon kann und möchte ich optimieren?

• Wo entstehen unnötige Wartezeiten oder doppelte Arbeit?

• Welche Informationen sind schwer zu finden?

• Wo entstehen Fehler oder Medienbrüche, weil Daten manuell vom Zettel abgetippt werden müssen?

• Welche Aufgaben hängen von einzelnen Personen ab?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann entschieden werden, welche digitalen Lösungen tatsächlich einen Mehrwert schaffen.

Viele Landwirtinnen und Landwirte haben das Gefühl, dass die Büroarbeit in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen hat. Häufig ist jedoch nicht die Arbeitsmenge gestiegen, sondern die Anforderungen sind komplexer geworden.

Förderanträge, Flächendokumentationen, Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen sowie Nachweise für Kunden und Behörden müssen verwaltet und langfristig aufbewahrt werden. Hinzu kommen häufig mehrere Betriebszweige wie Ackerbau, Forstwirtschaft, Immobilien oder erneuerbare Energien.

Gerade in Familienbetrieben befinden sich wichtige Informationen oft im Kopf einzelner Personen. Fällt jemand kurzfristig aus oder steht ein Generationswechsel an, wird deutlich, wie abhängig der Betrieb von diesem Wissen ist. Klare Abläufe und nachvollziehbare Ablagestrukturen helfen dabei, Wissen zu sichern, Vertretungen zu ermöglichen und den Betrieb langfristig gut aufzustellen.

Erfolgreiche Digitalisierung basiert nicht allein auf Technik. Vielmehr müssen vier Bereiche zusammenspielen:

Struktur und Abläufe: 

Klare Regeln schaffen Orientierung und reduzieren Fehler.

Digitale Werkzeuge: 

Software erleichtert die tägliche Arbeit, ersetzt aber keine guten Abläufe.

Daten und Transparenz: 

Informationen sollten zentral gespeichert und schnell auffindbar sein.

Mensch und Organisation: 

Digitalisierung gelingt nur, wenn alle Beteiligten den Nutzen erkennen und die neuen Abläufe akzeptieren.

Bevor neue Lösungen eingeführt werden, sollte geklärt werden, wie das Büro heute arbeitet. Wichtige Fragen sind:

• Welche Betriebsbereiche und Abläufe sind betroffen?

• Welche Unterlagen liegen auf Papier und welche digital vor?

• Welche Hard- und Software wird genutzt?

• Werden vorhandene Funktionen ausgeschöpft?

• Wer ist an den einzelnen Abläufen beteiligt?

In vielen Betrieben können vorhandene Programme deutlich mehr, als bislang genutzt wird. Eine neue Software ist daher nicht immer notwendig.

Die Analyse der eigenen Abläufe, die Auswahl passender Systeme und die Einführung neuer Arbeitsweisen kosten Zeit, die im landwirtschaftlichen Alltag häufig fehlt. Externe Unterstützung durch Betriebsberatung, Steuerbüro oder IT-Fachleute kann helfen, typische Fehler und teure Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Wichtig ist dabei weniger die Empfehlung einer bestimmten Software als eine strukturierte Begleitung:

• Prioritäten festlegen und Arbeitsabläufe analysieren

• Anforderungen definieren und Investitionen bewerten

• Mitarbeitende einbinden und die Umsetzung begleiten

So findet der Betrieb schneller eine Lösung, die zum Alltag passt. Wie bei steuerlichen, rechtlichen oder baulichen Fragen muss er auch Organisations- und Digitalisierungsprojekte nicht vollständig allein bewältigen.

Ein aktueller Treiber der Digitalisierung ist die Einführung der E-Rechnung. 

Für landwirtschaftliche Betriebe bedeutet dies mehr als eine technische Umstellung: Sie bietet auch die Chance, die gesamte Rechnungsbearbeitung zu überprüfen.

Werden Rechnungen heute noch ausgedruckt, abgelegt und später für die Buchhaltung wieder herausgesucht oder abgetippt, lohnt sich ein Blick auf den gesamten Ablauf.

Der digitale Rechnungseingang lässt sich mit der elektronischen Ablage, der Buchhaltung und dem Steuerbüro verknüpfen. Das spart Arbeit und erleichtert eine GoBD-konforme Dokumentation.

Ein land- und forstwirtschaftlicher Familienbetrieb mit mehreren Betriebszweigen verwaltete seine Eingangsrechnungen jahrelang auf Papier. Rechnungen kamen per Post oder E-Mail, wurden ausgedruckt, abgeheftet und später für die Buchhaltung wieder zusammengesucht.

Gemeinsam mit dem Steuerbüro und externer Unterstützung analysierte der Betrieb den bisherigen Ablauf. Dabei zeigte sich schnell: Das größte Problem war nicht die fehlende Software, sondern der unklare Prozess.

Zunächst führte der Betrieb eine einheitliche digitale Ordnerstruktur ein, legte Zuständigkeiten für die Rechnungsprüfung fest und richtete ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen ein. Erst danach wurden die vorhandenen Funktionen der Buchhaltungssoftware konsequenter genutzt.

Heute folgen die meisten Rechnungen einem festen Ablauf: Eingang, Prüfung, Freigabe, Bezahlung und Archivierung. Die Rechnungen lassen sich schneller finden und der Betrieb ist auf die Anforderungen der E‑Rechnung vorbereitet.

Das Beispiel zeigt: Der größte Fortschritt entstand nicht durch neue Technik, sondern durch einen klaren und gut organisierten Ablauf. 

Digitalisierungsprojekte scheitern in der Praxis selten an der Technik. Häufig fehlen klare Ziele, ausreichende Ressourcen oder eine verständliche Kommunikation. Die Betriebsleitung muss deshalb Prioritäten setzen, Orientierung geben und den Nutzen neuer Prozesse vermitteln.

Lösen Digitalisierungsprojekte konkrete Probleme, steigt auch die Akzeptanz bei Familienangehörigen und Mitarbeitenden – etwa wenn Zeit gespart, Fehler vermieden oder Informationen schneller gefunden werden.

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Entscheidend ist dabei nicht die modernste Software, sondern eine klare Struktur im Agrarbüro. Wer Abläufe dokumentiert, Zuständigkeiten klärt und Informationen zentral organisiert, schafft die Grundlage für eine effiziente Büroarbeit und erfolgreiche Digitalisierung.

Deshalb sollte am Anfang nicht die Suche nach einer neuen Software stehen, sondern die Frage: Wie können wir unsere Arbeit einfacher, übersichtlicher und effizienter machen? Erst danach zeigt sich, welche digitalen Werkzeuge den Betrieb tatsächlich weiterbringen.