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Betrieb

Erfolgsanalyse und Betriebsvergleich - Zahlen clever nutzen

Buchführung und Bilanz, Jahresabschluss und Steuerbüro, das sind Stichworte, die von vielen Betriebsleitungen – nicht nur im Gartenbau – eher als lästige Pflichten wahrgenommen werden. Kommen sie doch zu den vielfältigen Aufgaben, die die Führung eines Betriebes mit sich bringt, noch hinzu. Und im Gegensatz zu den Arbeiten, die die Produktion und die Betriebsabläufe betreffen, kommt nicht einmal was dabei herum. Oder doch?

Es lohnt sich, genauer hinzusehen

Frau am Schreibtisch

Quelle: picture factory - Fotolia.com

Wieso nicht aus der Not eine Tugend machen? Mit relativ wenig Aufwand lassen sich die Zahlen aus Buchhaltung und Jahresabschluss sinnvoll nutzen. Sie sind eine umfangreiche Datengrundlage, aus der sich viele Zeichen ableiten lassen, um den eigenen Betrieb richtig einzuschätzen. Sie können zum Beispiel als Frühwarnsystem dienen, um negative Entwicklungen zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern. Soll investiert werden, zeigen die Zahlen, ob der Betrieb die finanzielle Belastung tragen kann. Und auch wenn aus anderen Gründen ein Kredit aufgenommen werden soll, bietet ein gut aufbereiteter Jahresabschluss mit aussagekräftigen Kennzahlen die beste Basis für erfolgreiche Bankgespräche. Das kann sich besonders dann auszahlen, wenn sich die Bank durch solide ausgearbeitete Unterlagen überzeugen lässt und günstige Kreditkonditionen gewährt

Richtig aufbereiten

Voraussetzung für aussagekräftige Werte ist allerdings, dass schon bei der Buchführung im Blick behalten wird, wie die Zahlen weiter verwendet werden. Bei der Kontenverteilung sollte darauf geachtet werden, unterschiedliche Bereiche sauber zu trennen. Soll zum Beispiel beurteilt werden, ob die eigene Produktion rentabel ist, oder ob Dienstleistungen einträglicher waren, müssen der jeweilige Aufwand dafür und die Erlöse auf unterschiedlichen Buchführungskonten erscheinen. Das gilt natürlich erst recht für Betriebsteile, die mit der gärtnerischen Tätigkeit nicht zusammenhängen, wie zum Beispiel Erlöse aus Vermietung und Verpachtung oder weitere Einnahmequellen. Nicht zuletzt deshalb ist es immer sinnvoll, mit einem Steuerberatungsbüro zusammenzuarbeiten, das auf die Branche spezialisiert ist.

Bei der Auswertung des Jahresabschlusses müssen zudem noch einige Faktoren herausgerechnet werden, die sonst das betriebliche Ergebnis verzerren. Vor allem kalkulatorische Kosten wie der Unternehmerlohn und kalkulatorische Zinsen müssen berücksichtigt werden, wenn Betriebe verschiedener Rechtsformen verglichen und Familienarbeitskräfte und Fremdarbeitskräfte gleich bewerten werden sollen.

Kennzahlen nutzen

Sind Buchführung und Jahresabschluss entsprechend aufbereitet, lassen sich daraus wichtige Kennzahlen zur Beurteilung des Betriebes ableiten. Um das Ergebnis insgesamt zu bewerten, sollten vor allem die Rentabilität, die Liquidität und das Verhältnis von Eigenkapitalentwicklung und Entnahmen in den Blick genommen werden. Dafür gibt es Kennzahlen, die - zueinander ins Verhältnis gesetzt oder mit Erfahrungswerten verglichen - zeigen, ob Handlungsbedarf besteht.

Ein einfaches, aber aussagekräftiges Schema mit Ja/Nein-Antworten zu verschiedenen Kennzahlen ist das Erfolgsgitter:

Erfolgsgitter

Quelle: Dr. Ralf Uhte / BLE

Von links oben anhand der Ja/Nein-Fragen durchgegangen, gibt es Aufschluss darüber, ob der Betrieb insgesamt eher gut oder schlecht dasteht. Für eine genauere Untersuchung einzelner Erfolgsaspekte, wie Rentabilität oder Liquidität, lassen sich die jeweiligen Spalten auch von oben nach unten abarbeiten.

Ursachensuche

Stellt sich bei der Analyse heraus, dass es Verbesserungsbedarf gibt, ist trotzdem noch nicht klar, wo es anzusetzen gilt, um das Ergebnis zu verbessern. Daher heißt es, sich auf die Suche nach den Ursachen zu machen. Liegt das Problem darin, dass zu teuer eingekauft wird? Werden die Flächen nicht optimal genutzt oder die Arbeitskräfte falsch eingesetzt? Um das herauszufinden, können die Kennzahlen einzelner Bereiche mit Vergleichswerten aus der Branche verglichen werden. Die Vergleichswerte unterscheiden sich in manchen Bereichen je nach Sparte.

Schaubild Ursachensuche

Quelle: Dr. Ralf Uhte / BLE

Aus diesen Prüfungen ergeben sich klare Hinweise darauf, in welchen Betriebsbereichen Änderungen notwendig oder sinnvoll sind.

Zeigen sich bei der Erfolgsanalyse deutliche Schwächen, oder sind größere Veränderungen geplant, ist es immer sinnvoll, sich Unterstützung durch eine Beratung zu suchen.

Hilfe bei der Datenaufbereitung und Auswertung – Das ZBG und der Betriebsvergleich 4.0

So sinnvoll und wichtig die kritische Betrachtung des eigenen Betriebes unter diesen Aspekten ist  -  sie bedeutet auch, sich neben der alltäglichen Arbeit noch Zeit für die Aufbereitung und Auswertung der Zahlen zu nehmen. In einige Bereiche muss man sich vielleicht auch noch aufwendig einarbeiten. Hier kann einerseits ein auf den Gartenbau spezialisiertes Steuerbüro helfen, zum anderen bietet der Betriebsvergleich des Zentrums für Betriebswirtschaft im Gartenbau Hannover (ZBG) wichtige Unterstützung. Das ZBG verrechnet Daten aus den Jahresabschlüssen gartenbaulicher Unternehmen und wertet sie aus. Betriebe, die am Betriebsvergleich teilnehmen, erhalten einen individuellen Beratungsbrief, aus dem wichtige Analyseergebnisse hervorgehen und Ansätze zur Verbesserung abgeleitet werden können. Dieser Beratungsbrief ist kostenlos. Derzeit wird der Betriebsvergleich im Projekt "Betriebsvergleich 4.0" verbessert und an die Bedürfnisse der Betriebe angepasst. Der Betriebsvergleich soll durch Digitalisierung erheblich beschleunigt werden und die Informationen sollen besser an die Wünsche der Betriebe angepasst werden.

Wenn Sie den Betriebsvergleich nutzen oder am Projekt Betriebsvergleich 4.0 teilnehmen möchten, wenden Sie sich an das ZBG.