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Dokumentationspflichten Kapitel 1.3

Alle Personen, die beruflich Pflanzenschutzmittel anwenden, sind laut Gesetz verpflichtet, detaillierte Aufzeichnungen über deren Einsatz zu führen. Ziel dieser Aufzeichnungen ist in erster Linie die Rückverfolgbarkeit: Sie sollen sicherstellen, dass bei Auffälligkeiten, wie etwa bei Rückständen in Lebens- und Futtermitteln oder bei Funden im Grundwasser nachvollzogen werden kann, welche Pflanzenschutzmittel wann, wo und in welchem Umfang eingesetzt wurden. 

Um im Betrieb im Verlauf der Jahre wertvolle Erfahrungen beim Einsatz von Pflanzenschutzmitteln zu sammeln, empfiehlt es sich, über die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben hinaus zusätzliche Informationen zu notieren. Dazu zählen etwa das Entwicklungsstadium der Kultur, die Grundlage für die Entscheidungsfindung (zum Beispiel computergestützte Entscheidungshilfen, Warnmeldungen oder Befallsanalysen), herrschende Wetterbedingungen während der Anwendung sowie der Bekämpfungserfolg. Auf diese Weise sind frühere Entscheidungen auch langfristig nachvollziehbar.

Rechtsgrundlagen für die Aufzeichnungspflicht sind insbesondere Artikel 67 der Verordnung (EG) Nr. 1107/2009, § 11 Pflanzenschutzgesetz (PflSchG) sowie seit dem 1. Januar 2026 die Durchführungsverordnung (EU) 2023/564. Diese konkretisiert und erweitert die Angaben, die berufliche Verwender bei Pflanzenschutzmittel-Anwendungen dokumentieren müssen.

Pflichtangaben bei der Dokumentation der Anwendung von Pflanzenschutzmitteln (PSM)

  • Art der Verwendung,
  • Bezeichnung der Kulturpflanze,
  • EPPO-Code der Kulturpflanze,
  • BBCH-Entwicklungsstadium der Kultur,
  • Datum der Anwendung,
  • Beginn beziehungsweise Uhrzeit der Anwendung,
  • Vollständige Bezeichnung des eingesetzten Pflanzenschutzmittels,
  • Zulassungsnummer des Pflanzenschutzmittels,
  • verwendete Menge beziehungsweise Aufwandmenge,
  • georeferenzierte Lage,
  • Umfang der behandelten Fläche.

Bei Teilflächenbehandlungen müssen Lage und Umfang der tatsächlich behandelten Einheit ausreichend bestimmbar sein.

Die Pflanzenschutzmittel-Anwendung ist unverzüglich zu dokumentieren.

Der Leiter eines landwirtschaftlichen, forstwirtschaftlichen oder gärtnerischen Betriebes ist nach § 11 PflSchG verpflichtet, die Aufzeichnungen für die bewirtschafteten Flächen des Betriebes unter Angabe des jeweiligen Anwendenden zusammenzuführen.

Elektronische Dokumentation der PSM-Anwendungsdaten

Seit dem 1. Januar 2026 gelten die erweiterten inhaltlichen Anforderungen der Durchführungsverordnung (EU) 2023/564. Die Pflicht, die Aufzeichnungen in Deutschland ausschließlich elektronisch und maschinenlesbar zu führen, wurde jedoch um ein Jahr verschoben. Bis einschließlich 31. Dezember 2026 können die Aufzeichnungen nach § 11 Absatz 2 PflSchG weiterhin schriftlich oder elektronisch geführt werden. Die seit dem 1. Januar 2026 geltenden zusätzlichen Pflichtangaben müssen unabhängig von der gewählten Form vollständig erfasst werden.

Ab dem 1. Januar 2027 sind die Aufzeichnungen beruflicher Verwender grundsätzlich in einem elektronischen und maschinenlesbaren Format zu führen. Grundlage sind die Durchführungsverordnung (EU) 2023/564 in der durch die Durchführungsverordnung (EU) 2025/2203 geänderten Fassung sowie § 11 PflSchG.

Sofern die Aufzeichnung zunächst nicht unmittelbar im erforderlichen elektronischen Format erfolgt, muss sie spätestens 30 Tage nach dem Datum der Pflanzenschutzmittel-Anwendung in das vorgeschriebene elektronische Format übertragen werden. Diese 30-Tage-Frist ersetzt nicht die Pflicht, die Anwendung selbst unverzüglich aufzuzeichnen.

Ein bestimmtes Farm-Management-System ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist ab 2027, dass die Daten elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Betriebe sollten deshalb rechtzeitig prüfen, ob die verwendete Ackerschlagkartei oder Dokumentationssoftware die seit 2026 erforderlichen Angaben vollständig erfassen und in einem geeigneten maschinenlesbaren Format ausgeben kann. Amtliche Länderinformationen nennen dafür beispielsweise strukturierte Formate wie CSV oder JSON.

Die Aufzeichnungen verbleiben grundsätzlich beim Betrieb. Fordert die zuständige Behörde die Daten im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse an, müssen sie vollständig zur Verfügung gestellt werden. Nach den Vorgaben der Durchführungsverordnung sind die Aufzeichnungen auf Ersuchen unverzüglich, spätestens innerhalb von zehn Arbeitstagen, zu übermitteln.

Werden Pflanzenschutzmittel-Anwendungen durch Dienstleister oder Lohnunternehmen durchgeführt, müssen diese dem Auftraggeber unverzüglich und uneingeschränkt Zugang zu den erforderlichen Aufzeichnungen gewähren. Der Betrieb sollte deshalb bereits bei der Auftragserteilung sicherstellen, dass alle seit 2026 erforderlichen Angaben vollständig übergeben werden können.

Aufbewahrungsfristen

Für Anwendende gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens drei Jahren. Nach § 11 Absatz 3 PflSchG beginnt die Berechnung dieser Frist mit dem Beginn des Jahres, das auf das Jahr der Entstehung der jeweiligen Aufzeichnung folgt.

Für Hersteller, Lieferanten, Händler sowie Importeure und Exporteure beträgt die Aufbewahrungsfrist hingegen mindestens fünf Jahre. Diese Vorgabe ergibt sich aus Artikel 67 der Verordnung (EG) Nr. 1107/2009.

In beiden Fällen müssen die geforderten Aufzeichnungen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie auf Verlangen der zuständigen Behörde vollständig zur Verfügung gestellt werden können.

Stand: 19. August 2026. Für Anwendungen im Jahr 2026 gelten bereits die erweiterten Pflichtangaben. Die verpflichtende elektronische und maschinenlesbare Führung der Aufzeichnungen beginnt in Deutschland nach derzeit geltender Rechtslage am 1. Januar 2027.